LA GERENCIA Y EL TIEMPO

 

Por: Carlos Mora Venegas

No nos sorprende escuchar a muchos gerentes, justificarse que no les alcanzó el tiempo para realizar actividades que tenían, previstas, o bien, que no saben como administrar el tiempo que le favorezca en su rol y puedan desempeñar eficientemente sus funciones.

Lo cierto, que muchas actividades gerenciales no alcanzan resultados previstos, porque la gerencia simplemente no se ha identificado en la forma como debe administrar su tiempo y cómo hacer que su personal también los hagan. Eso se da mucho en la gerencia venezolana, especialmente en las Pymes. En donde se nota, una ausencia de cultura organizacional bien definida y un desperdicio del tiempo que redunda en costos, resultados, estrés.

Sobre ello, Jack Fleitman nos comenta, que la administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.

• Nos agrega, que puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.

Esta es la gran paradoja del tiempo.
A ello se agrega , que los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:
• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

Fleitman señala además en sus aportaciones sobre el tema, que se considere para administrar con eficiencia los siguientes aspectos: el que una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Por último, es muy significativa la observación que nos hace Abel Cortés, que no se debe confundir buena administración del tiempo con apuro

El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.

Aun así, este el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más dramática es el daño a la salud.

Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.