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EL RELOJ

 

EL TIEMPO Y EL FORMIDABLE DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA...

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14/09/2011 07:33 gerencia Enlace permanente. (02) EL TIEMPO No hay comentarios. Comentar.

LA GERENCIA Y EL TIEMPO

 
Por: Carlos Mora Venegas
No nos sorprende escuchar a muchos gerentes, justificarse que no les alcanzó el tiempo para realizar actividades que tenían, previstas, o bien, que no saben como administrar el tiempo que le favorezca en su rol y puedan desempeñar eficientemente sus funciones.
Lo cierto, que muchas actividades gerenciales no alcanzan resultados previstos, porque la gerencia simplemente no se ha identificado en la forma como debe administrar su tiempo y cómo hacer que su personal también los hagan. Eso se da mucho en la gerencia venezolana, especialmente en las Pymes. En donde se nota, una ausencia de cultura organizacional bien definida y un desperdicio del tiempo que redunda en costos, resultados, estrés.
Sobre ello, Jack Fleitman nos comenta, que la administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los ejecutivos.
• Nos agrega, que puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay.
Esta es la gran paradoja del tiempo.
A ello se agrega , que los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:
• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
Fleitman señala además en sus aportaciones sobre el tema, que se considere para administrar con eficiencia los siguientes aspectos: el que una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
Por último, es muy significativa la observación que nos hace Abel Cortés, que no se debe confundir buena administración del tiempo con apuro
El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.
Aun así, este el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más dramática es el daño a la salud.
Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.
 
09/05/2010 00:25 gerencia Enlace permanente. (02) EL TIEMPO No hay comentarios. Comentar.
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LA GERENCIA Y EL TIEMPO - 03

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

¿CUALES SON LOS CONCEPTOS SOBRE EL TIEMPO EN REFLEXOLOGIA EMPRESARIAL?

01. Nunca hay que postergar la solución de los problemas sino que tenemos que enfrentarlos en el momento debido.

02. Es importante tener siempre en cuenta lo rápido que pasa el tiempo, y que es uno de los factores principales del costo.

03. Las personas de éxito, generalmente tienen un alto rendimiento con respecto al aprovechamiento del tiempo.

04. La orientación hacia el logro es directamente proporcional al aprovechamiento adecuado del tiempo.

05. El tiempo es un recurso escaso que debe utilizarse cuidadosamente.

06. La frase “no tengo tiempo” es el pretexto más usado en la historia para no realizar alguna tarea.

07. El tiempo no tiene el mismo significado para las personas, si queremos ser productivos con respecto al tiempo, debemos tener en cuenta una codificación que permita homogeneizar algunos conceptos y aplicarlos selectivamente.

08. Es posible desarrollar una correcta actitud referente al buen uso del tiempo, comenzando por un análisis del significado personal de percepción, control, sincronización y actitud.

09. Se deben tener los productos listos en el momento esperado, oportuno, al igual que todos los trabajos que se realizan dentro de la empresa.

10. El éxito, en la solución de problemas, es lograrlo en él momento preciso.

11. El tiempo es el bien mas caro en estos días, por que no se puede retener, ni volver a utilizar, marcha rápida e inexorablemente hacia el futuro, por ende, hay que utilizarlo inteligentemente.

12. Todo tiempo ganado es un éxito, significa mayor tiempo para desarrollar otras tareas productivas y no necesariamente un periodo de descanso.

13. La puntualidad en uno de los atributos, una gran ventaja comparativa, un factor preponderante en toda organización.

14. No debemos dejar para mañana lo que se pueda hacer hoy.

15. A menor tiempo de producción, mientras se conserve la calidad, sé esta haciendo ganar a la empresa y a todos los que trabajan para ella.

16. Cuando hay tiempo libre en la empresa, sé esta perdiendo una posibilidad de producción o perdiendo una posibilidad del mercado que se ha podido conquistar.

17. ¡Hoy o nunca!. Mañana es la mentira piadosa con que sé engañan las voluntades débiles.

18. “Uno de estos días” es ninguno de estos días.

19. El secreto de conseguir hechas las cosas es: ¡Hágalo ahora!

20. No hay tiempo mas desperdiciado que el que se emplea en lamentaciones. Tienes que ser celoso de tu tiempo, porque es tu mayor tesoro, recapacita sobre tus metas.

21. El tiempo improductivo se origina por el funcionamiento ineficaz de un proceso o servicio.

22. Es preciso un cierto grado de concientizacion en cuanto al tiempo y las prioridades.

07/06/2008 03:56 gerencia Enlace permanente. (02) EL TIEMPO No hay comentarios. Comentar.

LA GERENCIA Y EL TIEMPO - 02

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

¿QUIENES SON LOS RESPONSABLES DE ADMINISTRAR EL FACTOR TIEMPO EN LA EMPRESA?

El “tiempo” es un recurso técnico, sofisticado y relativo, que necesita conocimientos y experiencia para ser evaluado correctamente y en toda su dimensión, por lo tanto es un tema gerencial del más alto nivel.

Los buenos ejecutivos deben tener el factor tiempo bajo absoluto control, es necesario dominar al tiempo y por ningún motivo dejar que las circunstancias marquen el compás horario.

Se debe realizar sistemáticamente y en forma permanente evaluaciones del factor tiempo en la empresa, es decir, estudiar en qué estamos invirtiendo tiempo.

Los buenos gerentes deben luchar ingeniosamente contra los “malhechores” que diariamente les roban el tiempo.

¿CUALES SON LOS PRINCIPALES VALORES Y PRINCIPIOS REFERIDOS AL TIEMPO?

01. “El tiempo pasado es repetición” es una afirmación de los que consideran al tiempo en un plano esférico o circunferencia.

02. “El tiempo pasado no volverá” es una afirmación de los que consideran al tiempo en un plano rectilíneo o línea recta.

03. La única realidad del “tiempo es el presente”.

Estas tres afirmaciones son conceptos diferentes del mismo vital y enigmático elemento.

Desde hace siglos el buen aprovechamiento del tiempo es símbolo de sabiduría y carácter.

Todos los trabajadores de una empresa deben conocer y apreciar sus principales valores y uno de ellos es sin duda el factor tiempo, como la puntualidad y rapidez.

¿CUALES SON LAS PRINCIPALES FUENTES GENERADORAS DE PERDIDA DE TIEMPO?

01. Falta de planificación. 02. Ineficiencia. 03. Mala delegación. 04. Desorden. 05. Visitantes importunos. 06. Documentos o material perdido. 07. Falta del concepto puntualidad. 08. No ser objetivo. 09. Reuniones no controladas. 10. Obsolescencia. 11. Informes demasiado extensos. 12. Deficiente tráfico telefónico/ fax/ e-mail. 13. Sistema de transporte caótico. 14. Demasiados controles. 15. Mala comunicación, interferencias. 16. Deficiencias físicas, enfermedades. 17. Burocracia. 18. Descansos prolongados, vacaciones. 19. Objetivos errados. 20. Procedimientos contradictorios. 21. Conflictos. 22. Accidentes. 23. Correspondencia insustancial. 24. Compromisos sociales. 25. Ambigüedad. 26. La presión de lo urgente. 27. Falta de materiales. 28. Equipos inadecuados. 29. Falta de normalización. 30. Inadecuadas especificaciones. 31. Mal sistema de evaluación. 32. Supervisión ineficiente. 33. Robos. 34. Demasiado atención en detalles. 35. Carga irracional de trabajo. 36. No saber decir “no”. 37. Falta de autoridad. 38. No contar con la información requerida. 39. Demasiado Fútbo y Politica. 40. Demasiada TV. chismes. 41. Demasiado Internet. 42. Depresión. 43. Falta de energía corporal. 44. Investigaciones intrascendentes. 45. Demasiada atención a la noticia del día. 46. Especulaciones por sucesos todavía no ocurridos. 47. Chismes, noticias sin confirmar. 48. Enamoramientos.

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06/06/2008 08:16 gerencia Enlace permanente. (02) EL TIEMPO No hay comentarios. Comentar.

LA GERENCIA Y EL TIEMPO - 01

Por: Ing. Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DEL CONCEPTO TIEMPO?

En nuestros días, al inicio del tercer milenio, donde condiciones muy rigurosas son la característica de los mercados altamente competitivos, surgen con nuevos bríos viejos conceptos, uno de ellos: el tiempo.

Entiéndase la necesidad de ser:

(1)    Oportunos

(2)    Rápidos

(3)    Precisos

todo esto está encerrado en un nuevo valor de la Reingeniería, él factor tiempo, que se convierte en una nueva función de la gestión empresarial.

 

¿CUAL ES EL FACTOR ECONOMICO DEL CONCEPTO TIEMPO?

La frase “el tiempo es oro” tiene ahora más vigencia que nunca y debe ser una constante preocupación de todo ejecutivo, es necesario:

01. Disminuir el período de cada una de las operaciones y procesos en la empresa.

02.Determinar las características de los “tiempos muertos” en cada una de las áreas de la empresa; y volverlos productivos, tiene que ser un reto permanente.

03. Reglamentar y optimizar el “factor” y concepto de “tiempo” en la empresa. Todo tiempo ganado es un éxito, significa mayor posibilidad para desarrollar otras tareas y no un período de descanso.

04. Hacer comprender a todo el personal que a menor tiempo de producción, mientras se conserve la calidad, se está haciendo ganar a la empresa y a todos los que trabajan en ella.

05. Utilizar técnicas como la normalización de los componentes, que contribuirá a reducir el tiempo improductivo.

06. Establecer como una rutina o forma diaria de conducta el concepto de la planificación total, es decir, que todo proceso debe ser minuciosamente planeado y determinado con anterioridad.

07. Es necesario aplicar el concepto de capacitación permanente con el propósito de aumentar habilidades y capacidades técnicas de los trabajadores.

 

05/06/2008 01:39 gerencia Enlace permanente. (02) EL TIEMPO No hay comentarios. Comentar.