EL SISTEMA DE COMPRAS - 2

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

11. Manual de Manipulación de Materiales. A través de este documento, se realiza la clasificación de los materiales y asignaciones de símbolos que sirven para identificar y racionalizar la gestión, adquisición, manipuleo y registro contable de los materiales. Este manual de manipulación hace que el hallar un material sea más fácil, en menor tiempo y con mayor eficiencia. ¿Existe este manual de manipulación de materiales en la empresa?.

12. Registro de Productos Alternativos.  En este documento se agrupan todas las alternativas que puedan existir en el mercado para poder reemplazar a un producto utilizado normalmente y que no se encuentre disponible, por algún motivo y en cualquier ocasión.

En estas circunstancias se solicitará muestras del extranjero o nacionales con características similares a la norma, deberán chequearse, asimismo se debe tener en cuenta que el material solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones y que tenga la respectiva asignación presupuestaria.

13. Rotación de Inventarios. En una empresa es indispensable llevar el inventario de los productos, pero también es bueno hacer una rotación de éste. El principio elemental a seguir es que debe salir primero lo que entró primero, y así sucesivamente, se deben observar las reglas del sentido común y la experiencia para evitar excesos de materiales, mermas y deterioros.

¿Existe una adecuada rotación de inventario?.

14. Análisis del Nivel de Créditos. Se debe realizar un estudio de los créditos y las operaciones de compra al contado, verificar si el financiamiento ha sido bueno o malo, en algunas empresas este rubro de control se realiza en el departamento de finanzas.

¿Existe un análisis del nivel de créditos?.

15. Pautas de Trabajo - Procedimiento de Compras. Son los diferentes pasos secuenciales para adquirir un artículo, el objetivo de este control es verificar si el personal asignado tiene conocimientos de los documentos solicitados para solicitar o entregar el artículo, ya sea: Requisición, solicitud de cotización, cuadro comparativo de rendimientos o especificaciones, orden de compra, guía de remisión, guía de ingreso o salida, factura.

¿Se siguen en la empresa los procedimientos de compras especificados?.

16. Documentación - Ordenes - Guías - Facturas. Estos documentos deben ser conocidos por todo el personal de usuarios de la empresa ya que son de uso necesario en la contabilidad de la producción.

17. Archivo de Documentación - Dpto. de Logística. ¿Existe un archivo especial para guardar la documentación del Dpto. de Logística, como son las guías de remisión, facturas, órdenes de distinto tipo, etc. para llevar un control exhaustivo de estos movimientos?.

18. Sistema de Control de Calidad - Insumos. Es muy importante llevar un control de la calidad de los insumos que intervienen en la producción ya que de estos dependerá que nuestros productos sean de muy buena calidad, por lo que hay que escoger los insumos de mejor posible, que no siempre son los más caros.

 

¿Existe un control de calidad en los insumos utilizados en la producción?.

 

19. Clasificación de los Insumos. Se realiza para llevar un adecuado control, manipulación y almacenamiento de los insumos y asegurar su óptimo estado en el momento en que se necesiten. Se pueden clasificar  según:

 

a. Según la forma de origen de la compra.

Centralización

Compras descentralizadas.

Mixtas.

 

b. Según el tipo de mercaderías.

Materias primas, Naturaleza del producto.

Servicios

Piezas fabricadas.

Maquinarias y equipos.

 

c. Según cuánto se compra.

Ajustados a las necesidades     

Para períodos específicos.

Según la situación del mercado.

Presupuestos y expectativas.

 

d. Según la forma cronológica de comprar.

Compras sobre pedido.

Compras agrupados por partidas cíclicas.

Compras con arreglo a un programa preestablecido.

 

20. Auditoría de las Compras, Clasificación de Insumos.

Tipo “A”, Son los que necesitan un mayor control, se debe tener mínimas cantidades en existencia. Mayor inversión. Generalmente representan el 80% del volumen de consumo.

 

Tipo “B”, Hay que realizar un control especial sobre ellos. Los consumos pueden variar dependiendo de ciertos productos, servicios o circunstancias.

 

Tipo “C”, Son productos de eventual consumo, generalmente numerosos, sus existencias pueden ser importantes en algunas ocasiones, es útil tener una estrategia preestablecida para este tipo de insumos.