(04) LOGISTICA

SISTEMA DE COMPRAS - 3

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

21. Automatización de la Función - Equipos - Procesos.

Instalaciones, es necesario la evaluación de los locales que se requieren y las condiciones existentes, de manera de construirlos o adaptarlos a los objetivos de la entidad y a su ubicación racional. Deberán estar ubicados y diseñadas de acuerdo al tipo de mercadería a almacenar.

 

Transporte, deberá estar de acuerdo al movimiento y al tipo de artículos que la empresa utiliza.

 

El transporte interno debe estar organizado, a fin de conseguir un alto grado rapidez y seguridad de movimiento de los materiales es el almacén y en la fábrica.

 

Estanterías, metal, madera, mixta.

 

Equipos de seguridad, señalizaciones, sensores, protectores.

 

Ventajas de la racionalización:

 

- Mejorar y asegurar la colocación de los materiales en los almacenes.

- Mejor aprovechamiento de la altura.

- Mejor conservación de los materiales frágiles.

- Facilitación de los controles.

 

Equipos especiales, los equipos y herramientas a emplearse en un almacén  son bastantes numerosos y se agrupan en:

 

Equipos de manejo u operación, camiones, elevadores, montacargas, carretillas, transportadores, grúas.

Equipos de almacenaje, las estanterías pueden ser fijas o corredizas.

Equipos misceláneos, medición, escaleras, mesas hidráulicas, parihuelas.

 

22. Sistema de Codificación - Código de Barras. La codificación de los materiales, es el proceso de clasificación de éstos y la asignación de símbolos que sirven para identificar y racionalizar la gestión, adquisición, manipuleo y contabilización de los materiales.

 

El código es la denominación que corresponde a cada uno de los artículos del inventario lo que resulta sumamente importante porque permite identificarlos rápidamente.

 

Para confeccionar un código que determine la posición se deberá:

- Disponer de un plano de las instalaciones.

- Zonificación.

- Señalizar las diferentes áreas de almacenamiento.

- Establecer el número de dígitos, letras o símbolos que sean necesarios para la identificación.

 

Tipos de codificación:

- Alfabético.

- Numérico.

- Alfanumérico.

- Mixto.

- Símbolos.

 

Código de Barras: Es una marca gráfica de barras de diferente tamaño y grosor, relacionadas con números, y que pueden ser reconocidas por un lector óptico, reduce el tiempo de verificación, contabilización de la operación y control, puede estar relacionada con sistemas de cómputo y constituyen uno de los sistemas más eficaces y modernos de control, cada día se encuentran nuevas opciones para utilizar códigos de barra en la producción de un hotel o restaurante

 

EL SISTEMA DE COMPRAS - 2

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes

11. Manual de Manipulación de Materiales. A través de este documento, se realiza la clasificación de los materiales y asignaciones de símbolos que sirven para identificar y racionalizar la gestión, adquisición, manipuleo y registro contable de los materiales. Este manual de manipulación hace que el hallar un material sea más fácil, en menor tiempo y con mayor eficiencia. ¿Existe este manual de manipulación de materiales en la empresa?.

12. Registro de Productos Alternativos.  En este documento se agrupan todas las alternativas que puedan existir en el mercado para poder reemplazar a un producto utilizado normalmente y que no se encuentre disponible, por algún motivo y en cualquier ocasión.

En estas circunstancias se solicitará muestras del extranjero o nacionales con características similares a la norma, deberán chequearse, asimismo se debe tener en cuenta que el material solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones y que tenga la respectiva asignación presupuestaria.

13. Rotación de Inventarios. En una empresa es indispensable llevar el inventario de los productos, pero también es bueno hacer una rotación de éste. El principio elemental a seguir es que debe salir primero lo que entró primero, y así sucesivamente, se deben observar las reglas del sentido común y la experiencia para evitar excesos de materiales, mermas y deterioros.

¿Existe una adecuada rotación de inventario?.

14. Análisis del Nivel de Créditos. Se debe realizar un estudio de los créditos y las operaciones de compra al contado, verificar si el financiamiento ha sido bueno o malo, en algunas empresas este rubro de control se realiza en el departamento de finanzas.

¿Existe un análisis del nivel de créditos?.

15. Pautas de Trabajo - Procedimiento de Compras. Son los diferentes pasos secuenciales para adquirir un artículo, el objetivo de este control es verificar si el personal asignado tiene conocimientos de los documentos solicitados para solicitar o entregar el artículo, ya sea: Requisición, solicitud de cotización, cuadro comparativo de rendimientos o especificaciones, orden de compra, guía de remisión, guía de ingreso o salida, factura.

¿Se siguen en la empresa los procedimientos de compras especificados?.

16. Documentación - Ordenes - Guías - Facturas. Estos documentos deben ser conocidos por todo el personal de usuarios de la empresa ya que son de uso necesario en la contabilidad de la producción.

17. Archivo de Documentación - Dpto. de Logística. ¿Existe un archivo especial para guardar la documentación del Dpto. de Logística, como son las guías de remisión, facturas, órdenes de distinto tipo, etc. para llevar un control exhaustivo de estos movimientos?.

18. Sistema de Control de Calidad - Insumos. Es muy importante llevar un control de la calidad de los insumos que intervienen en la producción ya que de estos dependerá que nuestros productos sean de muy buena calidad, por lo que hay que escoger los insumos de mejor posible, que no siempre son los más caros.

 

¿Existe un control de calidad en los insumos utilizados en la producción?.

 

19. Clasificación de los Insumos. Se realiza para llevar un adecuado control, manipulación y almacenamiento de los insumos y asegurar su óptimo estado en el momento en que se necesiten. Se pueden clasificar  según:

 

a. Según la forma de origen de la compra.

Centralización

Compras descentralizadas.

Mixtas.

 

b. Según el tipo de mercaderías.

Materias primas, Naturaleza del producto.

Servicios

Piezas fabricadas.

Maquinarias y equipos.

 

c. Según cuánto se compra.

Ajustados a las necesidades     

Para períodos específicos.

Según la situación del mercado.

Presupuestos y expectativas.

 

d. Según la forma cronológica de comprar.

Compras sobre pedido.

Compras agrupados por partidas cíclicas.

Compras con arreglo a un programa preestablecido.

 

20. Auditoría de las Compras, Clasificación de Insumos.

Tipo “A”, Son los que necesitan un mayor control, se debe tener mínimas cantidades en existencia. Mayor inversión. Generalmente representan el 80% del volumen de consumo.

 

Tipo “B”, Hay que realizar un control especial sobre ellos. Los consumos pueden variar dependiendo de ciertos productos, servicios o circunstancias.

 

Tipo “C”, Son productos de eventual consumo, generalmente numerosos, sus existencias pueden ser importantes en algunas ocasiones, es útil tener una estrategia preestablecida para este tipo de insumos.

FUENTES DE ABASTECIMIENTO

 

Por: Carol Orderique Miranda - La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.  Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características:

- Que sus productos tengan la calidad satisfactoria.

- Que envíe el pedido oportunamente

- El precio, que sea el más bajo

- El servicio que preste sea excelente.

- Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos.

- Entre otros.

Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del vendedor, son su historial pasado, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de administración, reputación, y localización.

La cantidad de compra que realicemos influirá en el peso que se le asigne a cada uno de los anteriores aspectos.

Ejemplo: Una pequeña orden de nuevos tableros de circuito que serán utilizados por los ingenieros en el diseño de un nuevo producto, la calidad y el envío rápido tienen mayor significado que el precio, entonces se va a tomar en cuenta también que el vendedor sea local, para facilitar la comunicación con los ingenieros de diseño y debe de tener buenas credenciales técnicas.   Por otro lado, una gran orden de tableros de circuito impreso para la producción, tendrá el precio como uno de los factores clave y el envío deberá ser dentro del tiempo estimado.

El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede variar según la sensibilidad a las necesidades organizacionales y es la que separa al buen comprador del promedio. Lo que el comprador busca, es el desempeño aceptable de un comprador, ya que si sucede lo contrario, le significaría más costos fuera de proporción comparada con la magnitud de la compra original, y deteriora las relaciones interdepartamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas.

Como ya se mencionó antes, la selección implica la preparación exhaustiva de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva de listas basándose en diversas consideraciones, hasta reducir la cantidad hasta unos pocos proveedores, con los cuales se favorecerá la decisión de comprarles artículos o materia prima, en este aspecto, no es muy recomendable tener a un sólo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos, si no que hay que distribuir nuestras compras a dos o tres proveedores diferentes, para que así, no quede nuestra empresa sin abastecimiento si "X" proveedor falla.  

EL SISTEMA DE COMPRAS

Por: Jaime Ariansen Céspedes - Instituto de los Andes 

 

01. Organización del Sistema Logístico. La función logística en un hotel, es la que proporciona los insumos, materiales y servicios necesarios para su funcionamiento. Organizando, planificando, coordinando y controlando el ciclo, desde que se produce la necesidad de adquisición, consumo o utilización, hasta que ésta se satisface física y administrativamente.

 02. Determinación Qué, Cómo y  a quién se debe Comprar. El primer paso es establecer normas para realizar las compras y bajo que criterios se organizó el sistema, que pueden ser bajo aspectos de calidad,  cantidad,   oportunidad, etc. es decir lograr determinar en qué momento hay que comprar, al precio más conveniente y la cantidad necesaria.

03. La Normalización. Es la reglamentación que debe existir en la empresa, con la finalidad de unificar criterios, optimizar la variedad de artículos, tomando en consideración calidades, dimensiones, usos, etc. a fin de simplificar y reducir los gastos de adquisición, almacenamiento, manipulación y merma.

 

04. Presupuesto y Plan de Compras - Cuánto - Cuándo. La importancia de un plan de compras es evidente, presupone la existencia de un subsistema de información y proyección incluido dentro del Sistema Logístico, organizado en función de las actividades que les toca cumplir a cada uno de los departamentos, y también agrupadas por similitud o afinidad, con la jerarquía y autoridad adecuada a la responsabilidad por desempeñar en la función planificación.

¿Verificar si existe un plan de compras?

¿Se conocen cuáles son las cantidades necesarias que se deben comprar en insumos para la producción, según una estadística confiable y un presupuesto profesional en concordancia a una estrategia empresarial de inversión y seguridad?

¿Se analiza el presupuesto, tanto mensual como anual de las compras?

05. Análisis de Proveedores - A Quién, Directorio. Verificar si existe una lista de proveedores, su finalidad es conocer a qué proveedores debe recurrirse para la adquisición de determinados materiales, esta actividad abarca más la función del comprador que la de vendedor. Debemos estar atentos a los cambios del mercado, a las fluctuaciones de la oferta y a las mejoras tecnológicas de los productos.

En esta lista, se archivan los datos correspondientes a las empresas que surten nuestras necesidades, codificadas por razón social o por el artículo que comercian, en este registro se incluyen adicionalmente los catálogos y circulares que nos envían.

¿Existe un análisis de proveedores?

¿Las compras se realizan basándose en los análisis de los proveedores?

06. Registro Histórico de Cotizaciones - Costos - A Cuánto Hemos Comprado. Existe un registro histórico de compras en la empresa, tiene como finalidad poder realizar una comparación por periodos, de las compras realizadas, sobre determinado material o artículo.

Verificar si existe registro de cotizaciones, en él se guarda la lista de precios, descuentos, catálogos, etc. que los proveedores envían constantemente.

 

07. Investigación Sistemática de Nuevos Insumos. ¿Se ha hecho un estudio de investigación sobre los nuevos insumos que puedan existir?

¿Se ha realizado un registro minucioso de los nuevos insumos, los más indicados como alternativos, los que puedan reemplazar a los que utilizan habitualmente en la empresa?

Debe existir una comparación sistemática de rendimiento, precio, compatibilidad, accesibilidad, seguridad, garantía, etc. Partiendo del principio que siempre se puede conseguir una mejor alternativa.

08. Inventario Valorizado de Productos. Es un documento que registra los productos del stock por orden, su volumen de existencias y su respectivo valor unitario y total, indica también la cantidad y valor de ingreso, de salida y el promedio. 

¿Existe tal documento? ¿Cuántos niveles de información tiene?

09. Sistema de Stock Mínimo. Toda empresa debe tener fijado el stock mínimo, para cada producto, que es la mínima cantidad que debemos tener en el almacén en un momento determinado y que proporciona condiciones de seguridad, continuidad y garantía.

¿La empresa cuenta con el sistema de stock mínimo?

10. Determinación de Lote Económico. Verificar si se realiza los análisis necesarios para calcular los volúmenes óptimos para cada compra, considerando la operación referida a la cantidad y frecuencia de consumo y el otro factor importante que es la productividad del almacenaje y las finanzas. La determinación del Lote Económico asegurará la continuidad del proceso productivo y evitará las paralizaciones.

RAZONES PARA ALMACENAR

Por: Christian Gómez Puente

 

1.- Reducción de los costos de producción-transporte. - El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costos se compensa con la disminución de los transportes y producción, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos.

2.- Coordinación de la demanda y el suministro. - Las empresas que tienen una producción de carácter estacional y una demanda razonablemente constante suelen tener problemas de coordinación entre la demanda y el suministro. Un claro ejemplo de ello son las empresas de alimentación, ya que, para mantener su oferta de frutas y vegetales enlatados, deben almacenar toda su producción en las épocas de recogida con el fin de abastecer el mercado el resto del año. Por el contrario, las empresas que deben suministrar un producto o un servicio de carácter estacional y con demanda incierta normalmente producen de forma constante durante todo el año con objeto de minimizar los costos de producción y de crear los inventarios suficientes para dar respuesta a la demanda que se pueda generar en las épocas de venta.

 

Ejemplos de este tipo de empresas son los fabricantes de aparatos de aire acondicionado o de muñecos de Navidad. Otro factor que puede crear la necesidad de emplear almacenes son los precios de los productos. Aquellas mercancías y artículos que experimentan grandes variaciones en el precio de un período a otro pueden obligar a las empresas a hacer compras de los mismos por adelantado, de modo que se obtengan a precios más bajos, compensando así el costo de los almacenes necesarios para su mantenimiento.

3.- Apoyo al proceso de producción. El almacenamiento puede formar parte del proceso de producción. La fabricación de ciertos productos, como quesos, vinos o licores, requiere un período de almacenamiento para su maduración.

4.- Apoyo al proceso de comercialización. La comercialización generalmente se ocupa de cuándo y cómo estará disponible el producto en el mercado. El almacenamiento se emplea aquí para dar valor a un producto, de modo tal que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador y puede generar un incremento de las ventas. Fuente: Logística. Aspectos estratégicos - Martín Christopher - Editorial Limusa

DEFINIENDO LA LOGÍSTICA

Por: Magnolia Triveño

Algunos definen logística como la administración de inventarios, otros piensan en ella como el transporte de bienes y otros dicen que logística se encarga del sistema de entrega de mercancías. Todos ellos están en lo correcto. Hoy en día, hay muchas distintas definiciones de Iogística dando vueltas.

 

La razón probable de ello es que en muchas ocasiones es utilizada como un término genérico, cubriendo muchos diferentes componentes de las operaciones e influenciando todos los aspectos del negocio. En general, logística integrada es un sistema muy amplio de administración de toda la cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta la distribución de los bienes elaborados al consumidor.
Logística es un término definido por la Academia de la Lengua, para nuestros fines, como "parte de la organización militar que atiende al movimiento y mantenimiento de las tropas en campaña"; y como "conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución".

En un concepto amplio se aplica a todas las fases de distribución de los productos, incluyendo todos los eslabones de la cadena distribución, requeridos para hacer llegar el producto hasta el cliente final. Se encarga de optimizar fletes, asegurarse que los productos vaya bien transportados, calcular tiempos de espera y de descarga, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logística es disminuir los niveles de inventario y de optimizar el funcionamiento de toda la cadena de distribución.

En los países en vías de desarrollo siempre andamos atrasados de noticias. Recién ahora algunas PYMES de América Latina están descubriendo la importancia que tiene la logística. No solo como una estrategia competitiva, reducir costos y lo más importante, para dar un excelente servicio al cliente, todo ello a costos razonables.

La exposición de los conceptos relativos a la función logística supone un recorrido a lo largo de toda la cadena logística (nivel de servicio, ciclo de pedidos, distribución, almacenamiento, fabricación, aprovisionamiento, compras, etc...). Esto para formular en cada una de las tres áreas de la cadena logística las oportunidades existentes. Por otro lado desarrollar la estructura logística estratégica necesaria para conseguir los objetivos finales de incremento de la satisfacción de los clientes, servicios de apoyo y post venta al cliente, reducir el plazo que transcurre entre la realización del pedido y la entrega de los bienes y productos, reducir los costos totales, incrementar la calidad del proceso de entrega, llegar a acuerdos estratégicos con los clientes, transportistas, operadores logísticos y suministradores utilizando las tecnologías de información y mejorar, con todo ello, la posición competitiva de la empresa.

La meta de la logística es examinar cada decisión en la cadena de abastecimiento, por el impacto en el sistema total y no solamente en sus componentes. Este objetivo requiere que se administre cada una de las funciones que componen la cadena de abastecimiento como una unidad, en lugar de hacerlo cada una por separado. La logística da a las empresas la ventaja de permitirles afianzar la cadena de abastecimiento, permitiéndoles llevar las mercaderías necesarias al lugar correspondiente, en el momento oportuno. Un sistema de logística integrada reduce los costos de mantener inventarios, ayuda a prestar mejor servicio al cliente y reduce las inversiones de capital.

Administración de Inventarios - Una vez definidos los precios, la posibilidad de maximizar las utilidades en el negocio para los distintos participantes de la cadena, viene dada por los ajustes en los costos de operación, y es precisamente ahí donde un manejo eficiente de la cantidad y variedad de productos disponibles -es decir, la Administración de Inventarios es una de las claves para el éxito del negocio.
La administración de inventarios, es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor - distribuidor - consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar y en la cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los integrantes de esta relación. Una eficiente administración de inventarios genera ahorro de costos para toda la cadena y permite a cada uno de los jugadores de este negocio maximizar sus beneficios.

La profesionalización de los negocios, la reducción de stocks, de costos, de tiempos de desarrollo, entrega y el aumento de los niveles de servicio son sólo algunos de los tantos beneficios que este esquema puede dar a una empresa. Lógicamente evita perder ventas por falta de mercadería, lo cual ocurre demasiado en las empresas. Desde el punto de vista financiero permite mejor uso de los fondos, liberando recursos para utilizar en otras áreas. Fuente:http://www.mercadeo.com/28_logistica.htm

DEFINIENDO LA LOGISTICA

Por : Giancarlo Tarazona P.

 

Algunos definen logística como la administración de inventarios, otros piensan en ella como el transporte de bienes y otros dicen que logística se encarga del sistema de entrega de mercancías. Todos ellos están en lo correcto. Hoy en dia, hay muchas distintas definiciones de Iogística dando vueltas. La razón probable de ello es que en muchas ocasiones es utilizada como un término genérico, cubriendo muchos diferentes componentes de las operaciones e influenciando todos los aspectos del negocio. En general, logística integrada es un sistema muy amplio de administración de toda Ia cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta la distribución de los bienes elaborados al consumidor.

Gestión de compras y aprovisionamiento para la competitividad empresarial: - Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependerán de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. También es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relación a establecer con éstos y los contratos a suscribir; así como la gerencia de cada socio Estratégico y cada contrato. Las empresas de cualquier sector de la economía experimentan constantemente la acción de nuevos competidores, realidad que está exigiendo a los empresarios, tanto proveedores como comerciantes, aplicar estrategias logísticas diferentes a las tradicionales para continuar vigentes, seguir creciendo y aumentar su participación en el mercado. Esto depende de la visión del futuro que tenga la alta gerencia, de los recursos, las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una compañía como resultado de su operación. Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organización es mediante las negociaciones con la contraparte.

Una herramienta para la competitividad : - La logística, englobada en áreas que van desde la compra y el aprovisionamiento de las materias primas hasta la producción, el almacenamiento y la posterior distribución de los productos, es el centro de atención actual en las empresas más avanzadas, que la consideran como el principal factor competitivo y diferencial de la próxima década.

HERRAMIENTAS DE LOGISTICA

Indispensables para la competividad
Por: Renzo Higa

 

Todas las empresas empresas hacen logística, la diferencia entre las exitosas y las no exitosas es que las primeras saben que la están haciendo y la toman como una herramienta indispensable para hacerse más competitivas.  

La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que es lo que antes se conocía como distribución. Tiene sus orígenes en la actividad militar, que desarrolló esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas y los campamentos en situación de guerra. 

Al ámbito empresarial trascendió hace unas cuatro décadas y ha sido en éste donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo. La logística, desde el punto de vista gerencial es una estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena de suministros, de tal forma que logre el balance óptimo entre las necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa y su desempeño debe ser medido a través del servicio al cliente final.  

La prueba de fuego para la logística fue la aparición de las ventas en línea, las cuales prometían lograr un comercio limpio y con tiempos de transacción menores a los tradicionales y aunque se han presentado casos erráticos, se puede decir que el e-commerce ha sido un motor propulsor para el desarrollo de la logística a nivel mundial.  

La cadena logística está compuesta por cinco elementos básicos sobre los que se trabaja cualquier estrategia de este tipo:   - El servicio al cliente - Los inventarios - Los suministros - El transporte y la distribución  - El almacenamiento  

La gestión logística se constituye en el componente principal de la cadena de valor que incorpora el producto. La logística vela por la optimización y el mantenimiento de los recursos de esta cadena a través de sistemas de información compartidos por todos los que intervienen en ella y mediante la aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los niveles de inventarios, los tiempos de procesamiento, la rotación de los productos en los supermercados, etc.